Ano. Tím, že je agenda přenesena mimo provozovnu, dochází k prevenci možného zneužití interních dat zaměstnanci. Ale co vůbec ten outsourcing je?

Význam outsourcingu

Toto slovo je odvozené ze dvou anglických výrazů – out, což znamená vně, a source, což je v překladu zdroj. Zjednodušeně řečeno, jde o uskutečňování činností prostřednictvím vnějších zdrojů, neboli jiných subjektů (firem).
To znamená, že podnikatelský subjekt (větší či menší firma) vyčlení různé podpůrné a vedlejší činnosti a svěří je smluvně jiné společnosti (tzv. subkontraktorovi), který se specializuje na danou činnost. Ta však není zajišťována vlastními zaměstnanci firmy, ale na základě smlouvy. Typicky se jedná o činnosti, jako je úklid, údržba, doprava, správa počítačů (IT), nebo vedení účetnictví.
Outsourcing se považuje za obchodní rozhodnutí, které má vést ke snížení nákladů a (nebo) k soustředění na hlavní činnosti firmy, a to v zájmu její konkurenceschopnosti a potažmo i postavení na trhu.

Proč využít outsourcing?

Firmy specializující se na daný obor mají zpravidla mnohem proškolenější a v dané problematice zkušenější pracovníky.

Náklady na zajištění specializované činnosti jsou při využití outsourcingu zpravidla nižší. Například může jít o nárazové nebo opakované příležitostné činnosti.

Odpovědnost za problematiku nese jiný subjekt a výchozí firma se může plně věnovat svému oboru.

Outsourcing přináší firmě vyšší flexibilitu. Firma tak docílí dříve něčeho, na co by musela vynaložit více lidské práce nebo co by vyžadovalo dodatečné investice.

Outsourcing znamená pro firmu také snazší a přesnější plánování. Víme, jakou přesnou částku za službu zaplatíme a nemusíme se trápit myšlenkou, jaké dodatečné náklady outsourcingová firma musí vynaložit (např. dojde toner v tiskárně, onemocní zaměstnanec, který by měl jinak danou sekci na starosti apod.).

Zajišťování služeb pomocí outsourcingu je celosvětově zvyšujícím se trendem..

Kdy není vhodné outsourcovat?

Firmy specializující se na daný obor mají zpravidla mnohem proškolenější a v dané problematice zkušenější pracovníky.

1. Pokud byste měli poskytnout třetí osobě své částečné nebo dokonce úplné know-how.

2. Pokud byste poskytovali informace o svých klientech. Něco jiného je využívat služby webhostingu, na kterém, stejně jako mnoho dalších firem, máte své e-mailové schránky. Poskytovatel těchto služeb by do vašich e-mailů nahlížet neměl, a tudíž by nemělo reálně hrozit riziko v podobě ztráty citlivých informací. Jiná situace však může nastat v případě, že byste si outsourcovali firmu s obdobným předmětem činnosti (např. z důvodu maximálního využití své kapacity). Kromě toho, že už by se mohlo jednat i o určitý prvek švarcsystému, je nutné být velmi obezřetný i z toho důvodu, že takováto firma by vám mohla zákazníka zcela „přebrat“.

3. Pokud by využití outsourcingu vedlo ke každodenním potížím – např. by se mohlo jednat o komplikace vyvolané velkou vzdáleností či časovou náročností operací. To se nevyplácí obzvláště, pokud vám tzv. „hoří termíny“ – nemůžete si často sami korigovat pracovní vytíženost a flexibilitu cizího subjektu, který outsourcing provádí.

Závěrem

Jak jsme si ukázali, outsourcing je moderní způsob, jak svěřit vedlejší či druhotné činnosti své firmy do specializovaných rukou a mít tak větší prostor rozvíjet a věnovat se hlavnímu oboru činnosti firmy. Zároveň tak máte jistotu, že je i o vedlejší činnosti firmy dobře postaráno vyškolenými pracovníky. Z dlouhodobého hlediska využití outsourcingu znamená ušetření nemalých finančních prostředků.

Outsourcing má však i svá úskalí, která se týkají svěřování svého know-how či informací o zákaznících jiné firmě a je tak zapotřebí vše dobře promyslet. Pokud tedy uvažujete o outsourcingu, věnujte čas i pečlivému výběru takové firmy. De facto se v určitém ohledu stává vaším „neoficiálním partnerem“. Čas investovaný do důkladného výběru se vám v každém případě vrátí.